Vous listez ce dont vous avez besoin. Une fois. Le reste se fait tout seul.
Aujourd'hui
Vous écrivez la liste des pièces dans un e-mail. La personne en envoie trois sur huit, deux semaines plus tard, en photo, dans trois messages différents.
Vous relisez tout l'échange pour savoir ce qui manque encore. Et vous recommencez au dossier suivant.
Avec DocuMeet
Vous cochez les pièces attendues, rangées par thème. Chacune a sa description, ses formats acceptés et sa taille maximale.
La personne voit sa liste, dépose, et la barre de progression avance. Vous ne cherchez plus : ce qui manque est écrit noir sur blanc.
Et on a même pensé à ça : une case de la liste n'est pas forcément un fichier. Ce peut être une date, un texte libre, une réponse à choisir dans une liste, une case à cocher ou une signature. Vous demandez « date d'entrée souhaitée » ou « personne de confiance » exactement comme vous demandez une pièce d'identité — et vous récupérez une donnée propre, pas une phrase perdue dans un mail.
Votre interlocuteur n'a rien à installer, rien à créer, aucun mot de passe à retenir.
Aujourd'hui
Vous proposez un espace en ligne : il faut créer un compte, choisir un mot de passe, valider un e-mail. La moitié des gens abandonne et vous renvoie ses documents par mail.
Avec DocuMeet
Vous envoyez un lien unique. La personne l'ouvre sur son téléphone, prend ses papiers en photo, les dépose. C'est tout.
Elle voit son avancement, ce qui est validé, ce qui est refusé et pourquoi.
Et on a même pensé à ça : plusieurs personnes peuvent alimenter le même dossier. Le fils qui a l'avis d'imposition, la fille qui a la carte Vitale, chacun dépose sa pièce sans se transmettre un mot de passe — et vous voyez qui a déposé quoi.
Vous validez ou vous refusez, en disant pourquoi. La personne corrige sans que vous ayez à rappeler.
Aujourd'hui
Un justificatif est trop ancien. Vous rédigez un mail pour l'expliquer, vous attendez, vous relancez. Le nouveau fichier arrive et vous ne savez plus lequel des deux est le bon.
Avec DocuMeet
Vous refusez la pièce en écrivant le motif. Il s'affiche immédiatement dans le portail, à l'endroit exact du document concerné, avec une nouvelle zone de dépôt juste en dessous.
Et on a même pensé à ça : chaque nouveau dépôt crée une version numérotée. L'ancien fichier n'est pas écrasé, il est conservé et daté. En cas de contestation, vous savez exactement ce qui a été fourni, par qui et quand.
Fini les six allers-retours pour caler une date.
Aujourd'hui
« Mardi 14 h ? » — « Non, je travaille. » — « Jeudi 10 h ? » — pas de réponse. Vous rappelez. Le rendez-vous est calé, puis oublié : la personne ne vient pas.
Avec DocuMeet
Vous proposez plusieurs créneaux, la personne clique sur celui qui l'arrange. En présentiel, en visio ou par téléphone.
La convocation part automatiquement, avec les consignes d'accès et les pièces à apporter.
Et on a même pensé à ça : la convocation contient un fichier agenda que la personne ajoute d'un clic à son téléphone, un QR code pour l'accueil, et un lien de partage WhatsApp pour les familles. Les rappels automatiques partent 7 jours, 2 jours, 1 jour et 2 heures avant — vous décidez lesquels. Le taux d'absence tombe sans que personne n'ait décroché son téléphone.
Les échanges restent attachés au dossier, pas perdus dans une boîte mail.
Aujourd'hui
La conversation est éclatée entre votre boîte mail, celle de votre collègue, deux SMS et un appel dont personne n'a gardé trace. Quand vous êtes absent, personne ne peut reprendre le dossier.
Avec DocuMeet
Chaque dossier a son fil de discussion avec la personne concernée. Tout est là, dans l'ordre, visible par ceux de votre équipe qui y ont droit.
Et on a même pensé à ça : il existe un second fil, interne à l'équipe, invisible du client. Les notes de service restent séparées de ce que voit la personne — plus jamais de commentaire interne envoyé par erreur au destinataire.
En un coup d'œil : ce qui bloque, ce qui est en retard, qui vient aujourd'hui.
Aujourd'hui
L'état d'avancement est dans un tableur, dans votre tête, ou nulle part. Le lundi matin, vous rouvrez chaque dossier pour savoir où il en est.
Avec DocuMeet
Chaque dossier porte un statut qui avance tout seul au fil des dépôts et des validations. Le tableau de bord remonte ceux qui attendent une action de votre part.
Et on a même pensé à ça : les relances de pièces manquantes partent toutes seules, au rythme que vous fixez, et s'arrêtent dès que la personne a déposé. Vous ne relancez plus personne à la main — et vous ne relancez plus quelqu'un qui vous a déjà répondu.